Joel Karvisen esitys 2008 Kiinteistöpostin Tulevaisuuden isännöinti - seminaarissa


Isännöitsijä Joel Karvisen kokemuksia korjaushankkeista
Hyvin organisoitu korjaushanke säästää isännöitsijän voimavaroja

– Hyvin organisoitu putkiremontti tai muu korjaushanke ei enää työllistäkään isännöitsijää. Päinvastoin, homma toimii ja nukut yösi paremmin. Tällaisiin sanoihin päätti esityksensä isännöitsijä, AIT, JET Joel Karvinen Isännöitsijäkonttori Oy:stä. Tätä ennen hän oli muistuttanut, miten hyvään lopputulokseen voidaan päästä, kun on laadittu yhteiset tavoitteet ja toimintasuunnitelmat, organisoitu ja roolitettu projekti ja sen toimijat, hankittu hyvät kumppanit, tehty viestintäsuunnitelma ja huolehdittu omastakin jaksamisesta.

Isännöitsijäkonttori ISA Oy selvitti, että sen noin 250 asiakasyhtiössä on tulossa 85 isoa julkisivu- ja putkiremonttia seuraavan viiden vuoden aikana. Käytännössä se siis tarkoittaa, että yrityksen 19 isännöitsijällä ja muillakin työntekijöillä on lähivuosina lukuisia peruskorjauksia suunnitteilla, työn alla tai takuutarkastusvaiheissa yhtäaikaa.
– Eikä voida ajatella, että jokainen hanke valmistellaan enää yksilöllisesti, koska kenenkään aika ei silloin riitä mihinkään, Joel Karvinen taustoitti isännöitsijäkunnan tulevaisuutta Tulevaisuuden Isännöinti -seminaarissa.
Tästä syystä yritys lähti laatimaan asiakastaloyhtiöille selkeän toimintakaavion, joka auttaa heitä ymmärtämään, miten toimitaan taloyhtiöiden ylläpidossa ja valmistautudutaan korjaushankkeisiin.
Toimintakaavio konkretisoi myös isännöitsijän roolia, jonka mukaan hallinnon ja isännöinnin hoito on sopimuksenmukaista arkipäiväistä työtä.
– Kun hankkeita ruvetaan suunnittelemaan, näyttää aivan liian usein siltä, että me isännöitsijät ajaudumme kiinteällä sopimuksella myös isojen hankkeiden valmisteluun. Joillekin se on ihan kivaa tehdä niin pari kolme kertaa vuodessa ja saada siitä ehkä pieni korvauskin ja työmaakokouspalkkioita, mutta se ei enää toimi, kun korjaushankkeita on menossa kymmenen yhtäaikaa, Karvinen muistutti.
Toisin päin katsoen isännöitsijä, joka asiantuntevasti hoitaa sopimuksenmukaisen isännöinnin ja jossa on luotu pohja omalle jokapäiväiselle elämälle, herättää asiakkaissa luottamusta ja tietoisuuden siitä, että isännöitsijä osaa hommansa.
– Silloin he myöhemmin ymmärtävät hyvin sen, minkä takia pitää maksaa projektin johtamisesta ja viestinnästä lisää. Kun jokapäiväinen elämä isännöitsijätoimistossa toimii ja taloyhtiössä on hyvä henki ja toiminta suunnitelmallista, hankkeet saattavat jopa onnistua, Karvinen pohti suhdetoiminnan merkitystä ja vaikutusta hankkeiden läpimenoon.
Jos meidän oma jokapäiväinen elämämme ei ole täysin kunnossa, taloyhtiössä riitaa jo muutenkin, eikä ole tehty edes asianmukaisia tutkimuksia, putkiremontti menee pieleen tai ainakin isännöitsijän ja taloyhtiön suhde loppuu remontin jälkeen tai toinen vaihtoehto, että tavataan Petterin kanssa käräjillä myöhemmin, hän jatkoi.

Avaintuloskortti avuksi tavoitteiden laadintaan

Kokonaisuus ei myöskään toimi, ellei muisteta markkinoida ja hoitaa viestintää.
– Kaikkein tärkein kuitenkin on isännöitsijätoimiston sisällä, yhteistyökumppaneiden kesken, asiakkaan kanssa ja suunnittelijoiden kanssa yhteisten tavoitteiden sopiminen. Että puhutaan samaa kieltä ja ollaan menossa samaan maaliin, eikä riidellä sisäisesti jonninjoutavia. Jotta tämä toimii, meillä toimijoilla täytyy olla hyvä kumppanuusverkosto, joka pystyy tuottamaan palveluita asiantuntevasti ja ripeästi ja sopivalla tavalla, jotta yhteisiin tavoitteisiin päästään.
Apuvälineenä asioiden konkretisoimisessa Karvinen suosittelee käyttämään avaintuloskorttia, jonka pohjalta mietitään, mikä on hankkeen tavoite ja miten sinne päästään ja miten neljä erilaista ulottuvuutta, taloudelliset, asiakkaaseen liittyvät, yrityksen sisäiset ja oma minä, otetaan valmistelussa huomioon.

Miten saada parhaat tekijät?

-Miten mahtaa löytyä tutkijoita, suunnittelijoita, tekijöitä, tavarantoimittajia ja valvojia 10-15 vuoden päästä, kun vaikeuksia on nytkin ja silloin moninkertainen määrä remontteja lähdössä käyntiin, Karvinen mietti.
– Kai se on niin, että vain osa palveluntarjoajista on sopivia, hyviä, oikeita ja tuottaa meille hyötyä. Kuka sitten saa nämä parhaat tekijät. Se voi olla asiakkaan etu, että meidän yhteistyökumppanimme ovat juuri niitä parhaita, jotka myyvät meille aikaansa ja sitoutuvat yhteistyöhön, Karvinen johdatteli pohtimaan yhteistyö- ja kumppanuussuhteiden merkitystä osakkaiden taloudellisten ja henkistenkin etujen kannalta.
– Tänä päivänä suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden kanssa on ehdottomasti oltava läpinäkyvä yhteistyö, avoin, hyvä yhteiseen menestykseen tähtäävä kumppanuussuhde, silloin löytyy myös tukea ja joustoa kaikissa tilanteissa, Karvinen totesi.

Hyvässä johtamisessa onnistumisen aineksia

-Minusta onnistuneen putkiremontin ainekset lähtevät taloyhtiön johtamisesta monta vuotta ennen kuin putkimies on talossa. Samaa johtamisen teoriaa pitäisi käyttää omassa toimistossa ja toimiston johtamisessa ja oikein aktiivisemmat voisivat miettiä asioita kotonakin perheen kanssa puslatessa, Karvinen mietti.
Johtamisen näkökulmasta katsottuna hän piti hyvin tärkeänä asiana toimintaympäristön seuraamista.
– Että pysyttäisiin ajan tasalla, missä mennään, missä tutkimus-, suunnittelu- ja korjausmarkkinat pyörivät, mitä naapurikiinteistöissä ja -toimistoissa tapahtuu, mitä yhteiskunta odottaa, miten tukee ja vaatii, mitä julkisuudessa asioista keskustellaan, rahoitusmarkkinat vaikuttavat töiden onnistumiseen, minkälainen korkotaso on ja niin edelleen, Karvinen kehotti muistamaan.

Malttia odottaa markkinoiden ja tuotteiden kehittymistäkin

Putkiremontteja mietittäessä Karvinen kehotti seuraamaan tarkkaan esimerkiksi uusia vaihtoehtoisia korjausmenetelmiä, mutta myös malttamaan ja yksinkertaisesti odottamaan korjaamisten kanssa, ellei niiden toteuttaminen ole järkevää.
Näin tehtiin 12 kerrostaloa, yli 500 asuntoa käsittävässä, vuonna 1965 rakennetussa taloyhtiössä, jonka käyttövesiputket uusittiin vuonna 2000 ja nyt mietittiin viemäriputkien korjaamista, koska tukoksia oli ollut jatkuvasti, mutta varsinaisia putkirikkoja ei.
– Kylpyhuoneisiin tehtiin kartoitus, jolla haluttiin selvittää, missä kunnossa ne ovat. 512 kylpyhuonetta käytiin siis läpi, ja niistä 320 oli korjattu viimeisen kymmenen vuoden aiksna, eikä niissä ollut mitään suurempaa hätää. Jäljelle jäi noin 200 huonokuntoista kylpyhuonetta, jotka olivat pääosin sijoittajien omistuksessa.
– Todettiin, että vesijohdot ovat kunnossa ja noin puolet kylpyhuoneista kunnossa, mutta viemäreille pitäisi tehdä jotakin. Teimme taloyhtiössä koepinnoituksia, emmekä olleet tyytyväisiä.
– Päätimme tehdä kaikille kylpyhuoneille ennakoivan huollon ohjelman, jonka mukaan kaikki kylpyhuoneet käydään läpi. Osakkaita motivoitiin korjausohjelmalla, joka sisälsi korjaussuunnitelmat ja korvauksen heidän teettämistä töistä ja sovittiin, että viiteen vuoteen ei tehdä mitään viemäreille. Jos tulee tukoksia, rouhitaan putkia ja avataan tukokset. Luotiin mittarit, joilla seurataan tukosten, kosteusvaurioiden ja korjauskustannusten määriä ja kun signaalit ovat hälyttäviä, palataan asiaan, Karvinen esitteli.
Tämän ohella koko ajan seurataan markkinoiden ja menetelmien kehittymistä ja arvioidaan myöhemmin uudelleen, missä kohdin on järkevää käynnistää isompi viemäriremontti.
– Osakkaat olivat tyytyväisiä, oli tehty konkreettinen päätös, Karvinen vielä totesi.
Tällaisen tilanteen ja hankkeen edessä kannattaa Karvisen mielestä arvioida mahdollisia riskejä ja tehdä taloyhtiön kannalta SWOT-analyysi, jossa tarkastellaan, mitkä ovat taloyhtiön uhkat, riskit, mahdollisuudet ja hyödyt.
– Paljon tehdään päätöksiä, joilla taloyhtiöt ajetaan 5-10 vuoden päästä tilanteeseen, missä taloyhtiössä on tehty yhtäaikaa julkisivu- ja putkiremontti ja 20 vuoden lainat painavat päälle ja rahoitusvastikkeet ovat 20 euroa neliöltä kuussa. Taloyhtiöissä on tänä päivänä hyvin tärkeä ottaa mukaan verotussuunnittelu, varsinkin sijoittajapitoisissa taloyhtiöissä, koska näitä kymmenenkin prosentin verran taloyhtiön osakkeenomistajista voi olla näitä ulkopuolisia, jotka eivät halua aktivoida, eivätkä rahastoida yhtään mitään. On siis syytä miettiä esimerkiksi 10 miljoonan euron peruskorjausprojektin hoitaminen myös verotuksellisesti ennen kuin mitään päätöksiä on tehty, Karvinen muistutti.

Keep it simple

Onnistuneen korjaushankkeen muistilistaan Karvinen kirjasi myös tällaisia asioita:
Huomioi jo suunnittelu- ja remonttivaiheessa kiinteistönhuollon, kunnossapidon ja siivouksen tarpeet samaan tapaan kuin muidenkin yhteistyökumppaneiden.
– Taloyhtiön hankkeesssa pitää miettiä talon vuokralaisia, erityisesti liikehuoneistoja ja muistaa kuuden kuukauden ennakkovaroitussäännöt, ettei ravintolan käyttökatkos aiheuta ylimääräisiä korvausvaatimuksia
Henkilöstövoimavarojen huomioiminen ja jälleen miettiä, onko meillä aikaa lähteä mukaan projekteihin ja miten se varmistetaan, että meilä on voimia vetää ne loppuun.
Kun hankitaan asiantuntijoita ja urakoitsijoita, onko heillä riittävästi aikaa hoitaa asioita.
– Ostetaanko aikaa vai ostetaanko vain oletettu lopputulos, jota ahneet myy, myy 300 prosenttia henkilöstöresursseja. Tavoitteista sopiminen kaiken analysoinnin jälkeen on tärkeää, että syntyy kuva siitä, mihin ollaan menossa, syntyy visio. Vaikka vain A4, johon tulee remontin sisältö. Hirveän usein alkuvaiheen keskusteluista puuttuu se strateginen linjanveto, onko remontissa tekninen taso ennalta säilyttävä, nostetaanko tasoa vai lasketaanko tietoisesti, Karvinen vielä muistutti.
– Vanhat hyvät viisaudet - keep it simple, stupid, älä tee liian vaikeata hanketta - urakoitsijat eivät osaa laskea sitä, on suuret riskirajat, tee julkisivutyö, älä ota pihaa mukaan, tee putkiremontti, älä tee kiinteistön kehitystä samassa remontissa, ei kellarin modernisointia saunaosastoiksi, vaan se eri urakaksi, säästä rahaa. Taloudellisesssa mielessä taloyhtiö voi tehdä monesta urakasta ison hankkeen yhdellä lainalla kolmelle vuodelle, mutta pidä yksittäiset urakat yksinkertaisina, silloin saat enemmän suunnittelu- ja urakkatarjouksia, Karvinen totesi.
Toinen motto oli JOT eli toiminta juuri oikealla tavalla juuri oikeaan tarpeeseen.

Motivoinnin merkitys

Isännöitsijäkunnalla ei ollut kertoa yhtään esimerkkiä siitä, miten taloyhtiö on isännöitsijäänsä motivoinut korjaushankkeessa. Karvinen arveli, että ehkä kehuja sentään joskus on saatu. Hänen mielestään kannattaisi kuitenkin muistaa motivoimisen merkitys myös siltä kantilta, että motivoitunut ihminen antaa 40 prosenttia työpanoksestaan kuin ”normaali” ihminen ja huonosti motivoitunut vain puolet omasta työpanoksestaan.
Putkiremonttialan innovaatioita on Karvisen mielestä vielä harmillisen vähän, vaikkakin niiden eteneminen on ollut hidasta ja siihen on liittynyt turhaakin murrosta.
– Meidän täytyy ennakoida asiakkaiden, omat tarpeemme ja tekniikan muutokset, että voisimme arvioida, mitä 10 vuoden päästä on käytettävissä, jos nyt tehdään jotain korjauksia.
– Olisi hyvä miettiä hankkeen mudenkin osapuolten motivoiminen. Jos urakoitsijalla on samaan aikaan kaksi muutakin kokousta, miten saamme heidät omaamme. Onko meillä siihen työkalua, Karvinen heitti.
Lisäksi hän kehotti kehittämään erilaisia mittareita, joilla voidaan seurata, miten asioissa onnistutaan.
– Ellei ole tavoitteita, eikä mittareita, mehän olemme tuuliajolla koko ajan. Jokaisessa ongelmatilanteessa täytyy olla muutosherkkä, ottaa opiksi, tunnustaa tosiasiat, motivoida itseään ja muita. Siedä heikkoutta, sano suoraan ja vaihda tekijöitä, jos muuten ei asiat onnistu. Mietitkö yhtään, mihin itse olet menossa, missä haluat isona olla. Oletko oikealla tiellä? Pysy motivoituneena, päivitä osaamistasi, huolehdi itsestäsi, pidä yllä muutakin elämää, että pysyt tasapainossa.

  (Lähde: Kiinteistöposti)

Teksti: Riina Takala
Kuva: Liisa Takala